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北京市会计师事务所,资产评估机构业务档案管理暂行办法

类别:审计法规 文号:京财协[2001]1978号 地区:北京 行业:特定单位 颁发日期:2000年12月16日 时效性:有效

    第一章  总则

    第二章  业务档案的管理

    第三章  业务档案的利用

    第四章  附则

    第一章  总则

    第一条  为了维护会计师事务所、资产评估机构及其委托单位的利益和合法权益,规范会计师事务所、资产评估机构的业务档案管理,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和《中国注册会计师独立审计准则》,结合行业实际情况特制定本办法。

    第二条  本办法所称业务档案是指会计师事务所、资产评估机构在进行有关审计、验资、资产评估、会计咨询、会计服务、税务代理等工作(以下简称“业务工作”)中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

    第三条  会计师事务所、资产评估机构应建立健全有效的业务档案管理制度,以确保业务档案的安全、完整和利用。

    第四条  会计师事务所、资产评估机构要明确一名负责人(法人代表或出资人或合伙人)分工负责业务档案的组织领导工作;要指定专人对本所的业务档案进行管理,档案人员应取得北京市档案局颁发的岗位资格证,并接受档案继续教育培训。

    第五条  会计师事务所、资产评估机构的业务档案管理人员应具备良好的职业道德素质、专业素质和知识素质。

    第六条  会计师事务所、资产评估机构的业务档案实行集中统一管理,接受同级档案行政管理部门、北京市财政局和北京注册会计师协会(以下简称“北京注协”)的监督、指导。

    第二章  业务档案的管理

    第七条  业务档案管理基本内容包括:按照业务档案管理规范化、科学化、制度化要求,对业务报告、工作底稿等业务文件材料进行收集、分类、立卷、整理、编目、归档、保管、利用、鉴定和销毁。

    第八条  各业务人员在业务工作结束后,必须将业务工作过程中形成的文件材料和工作底稿,按归档要求进行整理后及时向档案管理人员移交,任何人不得拒绝归档或据为己有。

    第九条  业务档案的立卷程序包括组卷、拟写案卷标题、卷内文件材料排列与编号,填写卷内目录和备考表及装订等工作内容。

    1、组卷:按照一个委托单位一项业务,原则上组成一个案卷。对于一项业务需要组成若干册时,在每册封面上必须注明此项业务共有多少册,此册是第几册。

    2、会计师事务所、资产评估机构的业务文件材料按时间顺序排列。卷内文件材料排列顺序:

    (1)卷内文件目录;

    (2)业务约定书;

    (3)业务报告(正本在前,修改稿在后),管理建议书底稿及附本,会计报表及附注;

    (4)委托单位声明书,委托单位的未审会计报表;

    (5)工作计划;

    (6)审计差异调整表及测算平衡表;

    (7)业务完成后的工作总结;

    (8)对委托单位相关内部控制制度的研究与评价记录;

    (9)实施具体审计程序的记录和资料;

    (10)与委托单位、其他审计人员、专家和其他人员的会谈记录、往来函件;

    (11)重要法律文件、合同、协议和会议记录的摘录或副本;

    (12)与委托单位组织机构及管理层人员结构有关的资料;

    (13)与委托单位设立有关的法律性资料,如企业设立批准证书、营业执照、合同、协议、章程等文件或变更文件的复制件;

    (14)其他与完成业务约定事项有关的资料。

    3、卷内文件材料的页号编写:在卷内有文字记录的每页文件材料正面的右上角和背面的左上角编写页号(阿拉伯数字书写),空白页不编写页号。

    4、业务档案的装订和移交:

    (1)装订:在装订前要除去文件材料金属物,案卷装订要牢固、整齐、美观。

    (2)移交:业务部门立卷完毕后应及时将业务档案交本所业务档案管理人员保管,同时办理移交手续。

    5、编制业务档案案卷目录:业务档案管理人员结合实际采用“分年度法”或“混年度法”,对业务档案本着便于查找、利用的原则编制业务档案案卷目录。

    6、卷内文件材料目录的格式:见附表(一)

    备考表的格式:见附表(二)

    业务档案案卷封皮格式:见附表(三)

    第十条  会计师事务所、资产评估机构的业务档案采用“复式结构分类法”进行分类,其方法有:

    1、按“年度----业务项目----委托单位”分类。将业务档案先按年度分开,然后每个年度下再按业务项目分开,之后每一个业务项目再按每一个委托单位分开。其中业务项目按照审计、验资、资产评估、会计咨询、会计服务、税务代理、其他等进行分项。

    2、按“年度----委托单位----业务项目”分类。即先按年度分开,然后在年度下按每一个委托单位分,在每一个委托单位之下再按业务项目进行分类。业务项目分类方法同上。

    3、按“委托单位----年度----业务项目”分类。即先按委托单位分类,然后再按年度分,最后在年度下再按业务项目进行分类。业务项目分类方法同上。

    会计师事务所、资产评估机构可根据情况自行选定其中一种分类方法。分类方法一经确定,不得随意更改。

    第十一条  业务档案保管期限分为永久和定期两种。

    永久档案是指具有长远使用价值,并对以后工作具有重要影响和直接作用的档案。

    定期档案是指在一定期限内具有保存价值和一定查考价值的档案。

    1、定期档案自报告签发之日起保存十年。

    2、不再继续委托业务的单位,其档案按十年保管。

    第十二条  业务档案必须设专柜保管,要做好八防,即:防盗窃、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防光、防污染,确保业务档案的安全。

    第十三条  会计师事务所、资产评估机构的业务档案管理人员因工作需要发生变动时,应办理档案交接手续,安排有关人员监交。交接手续办理完毕后,移交人、接收人、监交人都要在移交表上签章。移交人必须办完移交手续后方可离开。

    第十四条  会计师事务所、资产评估机构应当建立健全业务档案归档交接、借阅、复印登记、保密等管理制度,完善业务档案借阅手续,对业务档案中涉及的商业秘密予以保密。

    第十五条  会计师事务所、资产评估机构中的任何人不得对档案进行损毁、涂改、伪造和泄密。对违反规定已造成损失的人员,由档案行政管理部门、有关主管部门依法处理。

    第十六条  会计师事务所、资产评估机构因撤销、解散或其它原因而终止的,其业务档案由股东代为保管,或由所属地区档案馆根据档案价值确定接收或有偿代管。会计师事务所、资产评估机构合并的,原各会计师事务所、资产评估机构的业务档案,由合并后的会计师事务所、资产评估机构保管。

    第十七条  业务档案的销毁:业务档案保管期满后,应及时进行鉴定工作,对确定没有继续保存价值的进行销毁。由业务档案管理人员编造销毁清册,经股东大会履行法定程序后,作出销毁业务档案决议,并由法人代表和业务档案管理人员共同在销毁清册上签字后销毁。销毁清册需注明“已销毁”字样和销毁日期。

    第十八条  会计师事务所、资产评估机构的业务档案销毁决议和清册由本所长期保管,并报北京注协备案同时报一份有效的“销毁业务档案决议”。

    第三章  业务档案的利用

    第十九条  业务档案的利用是指对业务档案的借阅、复印和摘录等。

    第二十条  会计师事务所、资产评估机构的有关人员借阅业务档案要严格执行借阅制度。

    第二十一条  法院、检察院及有关部门依法查阅会计师事务所、资产评估机构业务档案时,按规定办理必要手续后方可查阅。

    第二十二条  因业务工作需要,并经委托人同意,不同会计师事务所、资产评估机构之间的注册会计师、注册资产评估师可以要求查阅业务档案。

    第二十三条  查阅业务档案的单位和个人未经有关领导批准,不得自行复制。

    第二十四条  外单位需要复制时应在复制件上注明案卷号、页号、复制无误等字样,同时加盖本单位查阅档案专用章。

    第四章  附则

    第二十五条  会计咨询、会计服务的业务档案参照本办法执行。税务代理及今后新开展的其他业务工作形成的业务档案按照有关行业管理部门规定执行,没有规定的参照本办法执行。

    第二十六条  本办法自2002年1月1日起执行。

    第二十七条  本办法由北京市财政局、北京市档案局委托北京注册会计师协会负责解释。